Perpustakaan Digital

Seleksi Sumber Informasi Elektronik (E-Resources)

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara global telah mengubah cara-cara masyarakat menyimpan, mengelola dan mendistribusikan informasi. Teknologi internet telah membentuk suatu budaya baru yang dikenal dengan “fashion internet”, yaitu suatu kondisi dimana internet telah dijadikan sebagai suatu trend atau fashion di dalam penggunaan, pencarian dan penyebaran informasi. Pengaruh teknologi internet ini kemudian memicu munculnya revolusi industri di dunia penerbitan yang menyebabkan terjadinya transformasi dalam proses dan pengelolaan penerbitan atau publikasi dan penyebaran informasi.

Penerbitan elektronik menjadi pilihan bagi hampir sebagian besar masyarakat dan dijadikan sebagai sumber rujukan utama dikarenakan mampu memberikan akses yang cepat dan mudah kepada berbagai informasi melalui kehandalannya dalam pencarian dan penemuan informasi sekaligus secara kuantitas lebih banyak diproduksi ketimbang bentuk-bentuk tercetak.

Perpustakaan dalam pengadaan dan pengembangan koleksinya kemudian tidak hanya mengembangkan koleksi-koleksi tercetak tetapi dengan perkembangan teknologi dimana mulai dikenalinya berbagai format rekam informasi berbasis elektronik, koleksi perpustakaan bergeser orientasinya pada pengadaan e-format atau e-resources dikarenakan pengadaan dan pengembangan koleksi berbasis elektronik dapat meningkatkan pemberian jasa layanan kepada pengguna terutama dalam hal pemanfaatan dan pemberian akses pada sumber-sumber informasi.

Johnson dkk (2012) dalam paper yang diterbitkan oleh IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) merinci kriteria seleksi sumber-sumber informasi elektronik yang dituangkan dalam suatu kebijakan pengembangan e-resources. Menurutnya kebijakan seleksi e-resources harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1) Isi (content)

Seperti koleksi tercetak, sumber-sumber informasi elektronik harus memenuhi kriteria isi seperti mendukung tujuan organisasi, kegiatan riset akademik, serta melengkapi dan memperluas koleksi yang sudah ada yang sesuai dengan subjek kajian, memenuhi standar kualitas dan diterbitkan oleh penerbit yang memiliki reputasi.

2) Persyaratan teknis

Sumber-sumber informasi elektronik memiliki cara pemanfaatan atau akses yang berbeda dari sumber tercetak. Beberapa persyaratan teknis perlu dipertimbangkan dalam seleksi

e-resources. Persyaratan tersebut mencakup hal-hal sebagai berikut:

· Metode akses yaitu apakah sumber-sumber elektronik yang akan diadakan dapat diakses stand-alone atau via web. Dalam hal ini, akses melalui web lebih dikehendaki karena memiliki beberapa keuntungan seperti lebih cepat di update, menawarkan akses yang optimal, mengurangi beban penyimpanan dan perawatan.

· Otentifikasi yaitu cara pengguna akses terhadap sumber, apakah melalui otentifikasi IP address atau dengan cara login menggunakan password. Cara akses melalui otentifikasi IP address dipandang lebih baik karena memungkinkan pemanfaatan bersama secara simultan oleh banyak pengguna.

· Compatibilitas yaitu sumber-sumber elektronik yang akan diadakan harus kompatibel terhadap hardware dan software yang telah ada, atau instalasi yang telah terpasang. Selektor harus mempertimbangkan apakah e-resources yang akan diadakan memerlukan dukungan perlengkapan yang khusus yang akan menambah biaya atau tidak.

· Browser yaitu dalam seleksi e-resources harus mempertimbangkan apakah untuk mengakses e-resources memerlukan browser tertentu atau tidak. Beberapa e-resources memerlukan browser versi terbaru, padahal browser yang sudah terinstall pada PC di perpustakaan merupakan browser versi lama.

· Format Isi (content format) yaitu dalam seleksi perlu mempertimbangkan format isi file database yang akan dilanggan, apakah dalam format HTML, SGML, XML, PDF, epub, dll, atau jika berupa gambar, apakah berbentuk JPEG, MPEG atau lainnya. Masing-masing format memiliki kelebihan serta kekurangan masing-masing dalam hal tampilan (content display) dan kecepatan dalam menemukan konten digital dengan karakteristik format tersebut.

3) Fungsionalitas dan Reliabilitas

Kriteria seleksi lainnya adalah berkenaan dengan aspek fungsionalitas dan reliabilitas yaitu apakah sumber-sumber informasi elektronik tersebut dapat diakses secara mudah atau tidak. Hal ini penting dipertimbangkan karena jika e-resources tersebut tidak atau sulit dimanfaatkan, maka menjadi sia-sia atau tidak berfungsi. Dalam aspek ini beberapa hal yang penting untuk dipertimbangkan antara lain:

· Interface yaitu antar muka atau tampilan sumber-sumber elektronik yang disediakan harus user friendly dan mudah menjalankannya

· Penelusuran dan penemuan kembali yaitu sumber-sumber elektronik harus menyediakan sistem penelusuran yang handal, fleksibel dan mudah seperti menyediakan menu penelusuran sederhana melalui kata kunci

· Mampu meng-export dan men-download

· Mampu memberikan respon atau feedback yang cepat

· Mampu berintegrasi dalam sistem yang lain

4) Dukungan Vendor

Dukungan vendor adalah kriteria penting lainnya yang harus dipertimbangkan dalam melakukan seleksi terhadap sumber-sumber elektronik yang akan dilanggan. Diantaranya dukungan vendor tersebut adalah:

· Pelatihan (training) yang diberikan oleh vendor kepada pengguna, dimana vendor memfasilitasi customer dengan pelatihan-pelatihan pemanfaatan e-resources yang dipasarkan

· Uji coba dan demo produk, apakah vendor dalam hal ini menyediakan fasilitas demo atau uji coba atas produk e-resources yang sedang dan akan dipasarkan sehingga customer dapat melakukan analisis kebutuhan dan evaluasi kehandalan sistem yang ditawarkan

· Dukungan teknis dan proses notifikasi sistem

· Penyediaan data bibliografi yaitu apakah sumber-sumber elektronik tersebut menyertakan standar bibilografi seperti format MARC atau lainnya

5) Supply

Seperti halnya dalam bentuk tercetak, cara penyediaan sumber-sumber elektronik juga penting untuk diketahui. Cara penyediaan ini mencakup model pembelian dan harga. Beberapa

e-resources dibeli atau dilanggan berdasarkan konten dan akses secara terpisah. Model lainnya hanya sewa, atau dibayar berdasarkan penggunaan; berapa yang digunakan itulah yang dibayar. Selain masalah harga, aspek penyediaan (supply) ini juga berkaitan dengan jumlah pengguna, pembelian file elektronik edisi lama, pembatalan dan sebagainya.

Daftar Rujukan:

Andayani, Ulpah. 2014. Manajemen Sumber-Sumber Elektronik (E-Resources) di Perpustakaan

Akademik. Jurnal Al-Maktabah. (Online), 13 (1): 12,

(http://download.portalgaruda.org/article.php?article=341605&val=340&title=Manajeme

n%20sumber-sumber%20informasi%20elektronik%20(e-

resources)%20di%20perpustakaan%20akademik, diakses 5 Maret 2017).

Ardoni. 2008. Pengelolaan Dokumen Elektronik. Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi.

(Online), 4 (1): 3,

(http://journaldatabase.info/download/pdf/pengelolaan_dokumen_elektronik, diakses 5

Maret 2017).

Johnson, Sharon. 2012. Key Issues for e-Resource Collection Development: A Guide for

Libraries, (Online). (http://www.ifla.org/publications/key-issues-for-e-resource-